Процес купівлі

Хоча процес купівлі має багато форм, купівля відбувається за однаковою визначеною схемою, яка починається з пошуку товарів і послуг і закінчується здійсненням платежу за них постачальнику. Запропонована в Codejig ERP схема пропонує типовий і широко розповсюджений процес купівлі, який включає 4 кроки: формування пропозиції купівлі, створення замовлення постачальнику, отримання товарів або послуг, отримання рахунка від постачальника за надані товари або послуги. Кожна стадія процесу представлена окремим документом купівлі, таким як пропозиція купівлі або замовлення постачальнику. В Codejig ERP процес купівлі супроводжують такі документи:

Пропозиція купівлі ⇒ Замовлення постачальнику ⇒ Надходження товарів та послуг ⇒ Купівля.

За процесом купівлі легко слідкувати, оскільки Codejig ERP може копіювати і переносити всю відповідну інформацію з одного документа купівлі в інший. Однак, не обов'язково робити кожен крок по порядку. За потреби ви можете створити купівлю прямо у відповідь на замовлення постачальнику від вашого клієнта, не створюючи пропозицію купівлі, замовлення постачальнику і надходження товарів та послуг. Або ви можете пропустити певні документи і, наприклад, створити надходження на основі пропозиції купівлі, не створюючи замовлення постачальнику.

Примітка: Процес купівлі односторонній. Ви можете створювати документи вищого рівня на основі документів нижчого рівня. Наприклад, ви не можете створити купівлю, а після цього створити для нього надходження. Проте, якщо ви створили пропозицію купівлі і на основі неї - купівлю, пропустивши замовлення постачальнику і надходження, ви можете повернутися до документів, які ви пропустили і створити їх на основі пропозиції купівлі, але не на основі купівлі.
В Codejig ERP процес купівлі зручно візуалізований за допомогою рядка послідовності документів, розташованого у верхній частині кожного документа купівлі. Рядок полегшує створення документів купівлі на основі попередніх документів у послідовності, управління і переміщення в межах створених документів купівлі.

Для того, щоб дізнатися більше про рядок послідовності документів, перейдіть на сторінку Рядок послідовності документів.

Примітка: Ви можете налаштовувати процес купівлі в Codejig ERP для задоволення потреб вашої компанії. Хоча документи купівлі займають сталі позиції в послідовності документів купівлі, вони є відносно не залежними один від одного документами, що дозволяє вам імплементувати свою модель купівлі. Також, ви можете редагувати одні документи купівлі, створені на основі інших. Ви можете змінювати дані в будь-яких полях, додавати нові позиції, видаляти передані позиції або змінювати деталі позицій. Документи, на основі яких було створено наступні документи в послідовності, можуть бути змінені або видалені, і це не спотворить процес купівлі і не призведе до появи помилок у системі.


Документи купівлі

В Codejig ERP процес купівлі супроводжують такі документи купівлі:


 1. Пропозиція купівлі

Пропозиція - це документ, який пропонує купити товари або послуги у постачальника за певною ціною і на певних умовах. Пропозиція дозволяє компанії переглядати ціни та інші деталі до здійснення покупки. Документ і його проводки не мають впливу на запаси і бухгалтерію.

 2. Замовлення постачальнику

Замовлення - це документ, який підтверджує продаж певних товарів і надання певних послуг по затверджених цінах, у затверджених кількостях і в межах затверджених дат. Проведення документа резервує певні товари в запасах.

 3. Надходження товарів та послуг

Надходження - це документ, який свідчить про те, що товари було доставлено вашій компанії або послуги було надано. Надходження не регулює і не контролює транспортування товарів. Документ лише відображає той факт, що ви отримали товари або послуги. Документ скасовує бронювання товарів у журналі запасів зі статусом Очікується. Він змінює загальну кількість позицій у наявності на кількість отриманих товарів і показує, що товари було отримано від постачальника без документа купівлі. Він також впливає на журнал проведень і реєстр запасів. 

 4. Купівля
 
Купівля - це документ, який продавець надсилає клієнту, вказуючи в ньому свої витрати і кількість наданих товарів і послуг. Купівля є запитом на отримання оплати, надісланим постачальником. Він вносить зміни в журнал проведень, заборгованість перед постачальниками, ПДВ реєстр і реєстр запасів.

Примітка: У процесі купівлі купівля є єдиним обов'язковим для створення документом. Попередні три документи створювати не обов'язково.


Підходи до створення документа

Існує три підходи до створення документів купівлі.

  • Ви можете створити документ купівлі вручну як окремий документ.

Для того, щоб дізнатися більше про створення документів купівлі вручну, перейдіть на сторінку Створення документів купівлі.

Примітка: Коли ви створюєте документ купівлі як окремий документ, не створений на основі попередніх документів, він запускає новий процес купівлі.

  • Ви можете створити документи купівлі на основі попередніх шляхом використання стандартної функції копіювання.

Для того, щоб дізнатися більше про копіювання документів купівлі, перейдіть на сторінку Копіювання документів купівлі.

Примітка: Шляхом використання стандартної функції копіювання ви можете створювати кілька документів на основі одного документа купівлі. Проте, лише перший документ продовжуватиме процес купівлі і міститиме посилання на документ, на основі якого він був створений. Усі інші документи не міститимуть посилання на попередній документ з послідовності і формуватимуть нові послідовності, в яких вони будуть документами, які запускатимуть процеси купівлі.

  • Ви можете створити документи купівлі на основі попередніх у послідовності шляхом використання рядка послідовності документів.

Для того, щоб дізнатися більше про рядок послідовності документів, перейдіть на сторінку Рядок послідовності документів.

Примітка: Навіть якщо ви створите документи шляхом використання стандартної функції копіювання, а не з рядка послідовності документів, такі документи все одно будуть відображені в рядку, який міститиме послідовність для певного основного документа. Проте, рядок не відображатиме всі документи, створені на основі певного документа купівлі. Лише перші документи вищого рівня будуть відображені в послідовності.

Документи, які стосуються купівлі

Окрім основних документів, які складають описаний процес купівлі, в Codejig ERP є такі документи, які стосуються купівлі:

  • Сплачений платіж використовується для запису платежів, сплачених постачальнику. Документ вносить проведення, які закривають відкритий оплачений документ купівлі. Документ належить до модулю Банк.
  • Повернення постачальнику - це документ, який продавець видає для зменшення суми з попереднього документу купівлі. Повернення створюється у випадку повернення товару, помилки в документі купівлі, пошкодження товару та ін. Повернення вносить записи в журнал проведень, заборгованість перед постачальниками, реєстр запасів і ПДВ реєстр.


Каталоги, які стосуються продажу

Модуль Купівля містить такі каталоги:

  • Генератор замовлень постачальникам - дає змогу перевірити мінімальну та достатню кількість запасів і докупити ті, кількість яких менша з мінімальну рекомендовану, шляхом генерування замовлень постачальникам.
  • Імпорт документів купівлі - дає змогу конвертувати електронні купівлі, отримані від служби пересилки в документи купівлі Codejig ERP у форматі XML і PDF.
  • Постачальники - дозволяє додавати нових постачальників і відстежувати наявних, а також слідкувати за витратами, пов'язаними з ними.


Дізнатися більше