Рахунок на оплату: Загальна секція

Загальна секція документа продажу дозволяє вказати загальні деталі щодо всіх позицій, доданих до документа. Поля Загальної секції об'єднані в кілька логічних груп згідно з розташуванням на сторінці форми. Поля поділені на такі логічні групи:

Інформація, яка стосується клієнта
 

Поле

Опис

Клієнт

Виберіть клієнта зі списку клієнтів, попередньо внесених у систему, або створіть нового клієнта.

Клієнти (юридичні та фізичні особи) будуть додані до системи як компанії.

  • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви не виберете клієнта, ви не матимете змоги зберегти інвойс.

Адреса реєстрації

Вкажіть адресу реєстрації клієнта, на яку будуть надіслані всі офіційні повідомлення.

  • Поле буде заповнене автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці компанії вказана адреса реєстрації. Поле не можна редагувати.

Адреса відвантаження

Вкажіть адресу відвантаження, на яку будуть доставлені товари/послуги.

  • Поле буде заповнене автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці компанії вказана адреса доставки. Поле можна редагувати.

 

Контактні дані

Поле

Опис

Менеджер з продажу

Виберіть менеджера з продажу, який створює інвойс, зі списку працівників вашої компанії.

Контактна особа клієнта

Виберіть контактну особу клієнта зі списку попередньо доданих до системи контактних осіб або створіть нову контактну особу.

  • Поле буде заповнене автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці компанії вказана контактна особа. Поле можна редагувати.

Канал збуту

Виберіть канал збуту, який ви бажаєте використати для продажу, зі списку попередньо доданих до системи або створіть новий канал збуту.

  • Поле буде заповнене автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці компанії вказаний канал збуту.

Телефон

Телефон контактної особи клієнта.

  • Поле буде заповнене автоматично після вибору контактної особи клієнта, якщо на сторінці контактної особи вказаний телефон. Поле можна редагувати.
 
Умови оплати
 

Поле

Опис

Банківський рахунок

Виберіть банківський рахунок, на який ви отримаєте платіж по інвойса від клієнта у валюті інвойсу. Ви також можете створити новий банківський рахунок.

  • У полі буде автоматично завантажений банківський рахунок, вказаний в налаштуваннях компанії за умови, якщо валюта банківського рахунка та інвойса співпадає.
  • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите завантажений банківський рахунок і не вкажете замість нього інший, ви не матимете змоги зберегти документ.

Умови оплати

Виберіть умови оплати для інвойса. В Codejig ERP, умови оплати включають наступні компоненти: термін оплати, де вказано, коли потрібно сплатити всю суму інвойса, та умови надання знижки, які пропонують знижки за здійснення ранньої оплати. Наприклад, Термін 14 днів означає, що оплату потрібно перерахувати протягом 14 днів від вказаної дати.

  • Для кожної з доступних умов оплати можна вказати знижку за здійснення ранньої оплати. Знижка за здійснення ранньої оплати зменшує суму, яку клієнт винен, якщо клієнт оплатить інвойс до вказаної дати. Наприклад, якщо клієнт оплатить інвойс протягом 5 днів від дати отримання замість стандартних 14 днів, ви можете знизити суму до оплати на 4%. В умовах оплати це може бути описано як 4% за 5 днів.
  • Поле буде заповнене автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці компанії вказані умови оплати. Поле можна редагувати.

Термін оплати

Термін оплати є датою, до якої потрібно оплатити інвойс. Якщо інвойс неоплачений, сума інвойса стає простроченою після закінчення терміну оплати.

  • Поле буде заповнене автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці компанії вказані умови оплати. Поле можна редагувати. Якщо ви зміните термін оплати, вам потрібно буде вказати нові умови оплати.

Умови порушення терміну оплати

Виберіть умови порушення терміну оплати для клієнта або створіть нові. В Codejig ERP умови порушення терміну оплати визначають пеню за несвоєчасну оплату інвойсу. Пеня нараховується після прострочення терміну оплати.

  • Поле буде заповнене автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці компанії вказані умови порушення терміну оплати. Поле можна редагувати.

Якщо інвойс не був оплачений, на сторінці списку інвойсів, у стовпчику Неоплачена сума значення буде відображене червоним. Після оплати інвойса неоплачена сума буде обнулена.

Інформація, яка стосується документа
 

Поле

Опис

Номер

Номер присвоюється інвойсу автоматично при збереженні.

Користувачі з відповідними правами можуть редагувати автоматично згенерований номер і вводити номер інвойса вручну.

Після зміни номера інвойса автоматичне нумерування наступних інвойсів буде продовжено, але відправною точкою нумерування стане інвойс зі зміненим номером.

Дата

Дата присвоюється інвойсу автоматично в момент створення інвойса.

Дата є датою створення, проведення, відправлення інвойса клієнту.

Автоматично згенеровану дату можна редагувати.

  • Поле є обов'язковим до заповнення. Документ, в якому не вказана дата, не можна зберегти.

Рахунок на оплату

У полі зазначений рахунок на оплату, на основі якого створений інвойс.

  • Поле буде заповнене автоматично у разі, якщо ви створюєте новий інвойс на основі попередньо створеного рахунка на оплату. Ви можете змінити або видалити інформацію в цьому полі.

Посилання

Посилання присвоюється інвойсу автоматично в момент створення інвойса.

Посилання дозволяє автоматично співвіднести інвойс з отриманим платежем.

  • Якщо ви зміните номер інвойса, посилання також буде автоматично змінено.

Загальна сума документа

Поле

Опис

Валюта

Виберіть валюту, в якій будуть вказані ціни на товари і послуги в інвойсі.

  • Валюту інвойса буде заповнено автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці клієнта вибрано валюту. Поле можна редагувати.
  • Якщо на сторінці клієнта не вказано валюту, валюту буде заповнено автоматично зі сторінки налаштувань компанії.
  • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автоматично заповнену валюту і нічого не виберете взамін, ви не матимете змоги зберегти документ.

Загальна сума

Відображає загальну суму доданих до інвойса товарів і послуг у вибраній валюті.

  • Поле буде заповнене автоматично і носить інформативний характер. Поле не можна редагувати.

Сума без ПДВ

Відображає загальну суму виставлених на продаж товарів і послуг без ПДВ.

  • Поле буде заповнене автоматично і носить інформативний характер. Поле не можна редагувати.
  • Поле недоступне, якщо ваша компанія не ідентифікована як платник ПДВ у системі. Для того, щоб дізнатися більше про те, як зареєструвати вашу компанію як платника ПДВ в системі й активувати функції, що стосуються ПДВ, перейдіть на сторінку Номери платника ПДВ.

Сума ПДВ

Відображає загальну суму ПДВ, додану до суми без ПДВ, або загальну суму виставлених на продаж товарів і послуг з урахуванням ПДВ.

  • Поле буде заповнене автоматично і носить інформативний характер. Поле не можна редагувати.
  • Поле недоступне, якщо ваша компанія не ідентифікована як платник ПДВ у системі.

Сума з урахуванням ПДВ

Якщо ви бажаєте вказати ціну позиції без ПДВ, не включайте опцію Сума з урахуванням ПДВ. Як наслідок, сума ПДВ буде стягнута з суми без ПДВ, яка, в свою чергу, буде розрахована як Сума без ПДВ, помножена на кількість. Сума цих двох значень становитиме загальну суму.

Якщо ви бажаєте включити ПДВ за вибраною ставкою у вказану суму для однієї позиції, включіть опцію Сума з урахуванням ПДВ. У цьому випадку, загальна сума буде дорівнювати ціні однієї позиції з ПДВ помноженій на кількість.

  • Якщо ваша компанія не ідентифікована як платник ПДВ у системі, опція сума з урахуванням ПДВ деактивується і стає недоступна.

Інформація для ПДВ

Секція з'являється при натисканні на кнопку Розгорнути інформацію для ПДВ (pic) та містить такі поля:
Примітка: Вся секція недоступна, якщо ваша компанія не ідентифікована як платник ПДВ у системі. 

Поле

Опис

ПДВ 

Відображає тип ставки ПДВ, вибраний для позицій.

  • Кожна застосована ставка ПДВ відображається як окремий лінійний елемент у секції інформація для ПДВ. Наприклад, стандартна ставка застосована до трьох елементів, а понижена ставка - до п'яти. В такому разі у секції відображатиметься два лінійних елементи, стандартна і понижена ставка, які містять певну інформація, яка стосується стягнень на основі цих ставок.

Сума ПДВ

 Відображає загальну суму ПДВ, нараховану на товари і послуги, до яких було застосовано певну ставку. 
 

Не всі поля лінійного елемента відображені за замовчуванням. Для того, щоб відобразити додаткові поля, перейдіть в розширений режим, натиснувши піктограму Більше над таблицею. 

Після переходу в розширений режим з'являться наступні поля:
 

Поле

Опис

База ПДВ

 Відображає загальну суму позицій без ПДВ, до якої застосована ставка ПДВ. ПДВ нараховується на вказану суму.

Ставка ПДВ

 Відображає ставку ПДВ (у %) відповідно до вказаного типу ставки.
 
Якщо ви бажаєте вийти з розширеного режиму, натисніть піктограму Менше.
Примітка: Після виходу з розширеного режиму ваші налаштування режиму будуть збережені.
Номери платника ПДВ
 

Поле

Опис

Номер платника ПДВ

Ваш номер платника ПДВ. Це національний номер платника ПДВ, виданий країною, де ви зареєстровані як платник ПДВ. Він завжди починається з коду країни - двох перших літер її назви. Номер завантажується зі сторінки вашої компанії, на якій ви вказуєте ваш номер платника ПДВ.

  • Номер платника ПДВ заповнюється автоматично; інформація завантажується зі сторінки Номер платника ПДВ.
  • Поле носить інформативний характер; воно неактивне для редагування і не може бути змінене.
  • Поле недоступне, якщо ваша компанія не зареєстрована як платник ПДВ у системі.

Номер платника ПДВ клієнта

  
 Номер платника ПДВ клієнта.
  • Номер платника ПДВ клієнта заповнюється автоматично; інформація завантажується з відповідного запису в системі, створеного на вкладці Наша компанія.
  • Поле носить інформативний характер; воно неактивне для редагування і не може бути змінене.
  • Поле порожнє, якщо клієнт не ідентифікований системою як платник ПДВ. Для того, щоб дізнатися, як вказати номер платника ПДВ ваших клієнтів, перейдіть на вкладку Наша компанія: ПДВ.
  • Поле недоступне, якщо ваша компанія не зареєстрована як платник ПДВ у системі.
  
Додаткова інформація
 

Поле

Опис

Нотатка

Додаткова інформація або коментарі, які стосуються інвойса.

Приєднаний файл

Додайте файли даних або зовнішні посилання, які стосуються інвойса.

  • Ви можете приєднати зображення, текстові файли, PDF файли, таблиці, стиснуті файли та інші файли даних (наприклад, CSV, XML та ін.)
  • Ви можете завантажити приєднані файли на ваш пристрій, натиснувши на назву файла.
 
Розширений режим
 
Перейдіть в розширений режим для того, щоб переглянути рахунки, на які записуються дебіторська заборгованість і аванси від покупців. 
 

Поле

Опис

Встановити рахунки за замовчуванням

Натисніть на кнопку Встановити рахунки за замовчуванням для того, щоб автоматично встановити рахунки за замовчуванням для клієнта і для позицій, доданих в секції Перелік товарів і послуг. Клієнтські рахунки будуть завантажені з відповідного запису клієнта і для кожної доданої позиції будуть завантажені рахунки з пов'язаного запису про позицію.

  • Коли ви натиснете на кнопку Встановити рахунки за замовчуванням, заповнені для всіх доданих позицій рахунки буде видалено, і натомість буде завантажено рахунки за замовчуванням, вказані у відповідних записах про позиції. Таким чином, якщо одного разу ви вибрали альтернативні рахунки запасів для позицій і не бажаєте їх змінювати, не натискайте на цю кнопку.

Дебіторська заборгованість

Коли ви виставляєте інвойс, сума, яку клієнт вам винен за надані товари і послуги, записується на рахунок дебіторської заборгованості як дебет. Сума дебіторської заборгованості записується у валюті інвойса і в основній валюті, яка конвертується у валюту інвойсу по курсу валют на момент виставлення інвойса.

  • Поле заповнюється автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці компанії вказаний рахунок для обліку дебіторської заборгованості. Поле можна редагувати.
  • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автоматично заповнений рахунок і не виберете замість нього інший, ви не матимете змоги зберегти документ.

Аванси від покупців

Якщо ваш клієнт перерахував певну суму як аванс до виставлення інвойса, ця сума буде записана на рахунок авансів від покупців як кредит у валюті інвойса і в основній валюті, яка конвертується у валюту інвойса по курсу валют на момент виставлення інвойса.

Після виставлення інвойса, перерахована сума, що не перевищує вказану в інвойсі суму, буде зарахована на рахунок авансів від покупців як дебет у валюті інвойса і в основній валюті, яка конвертується у валюту інвойса по курсу валют на момент виставлення інвойса. Сума, що перевищує вказану в інвойсі суму, буде зарахована на рахунок дебіторської заборгованості як дебет у валюті інвойса і в основній валюті, яка конвертується у валюту інвойса по курсу валют на момент виставлення інвойса.

  • Поле заповнюється автоматично після вибору клієнта, якщо на сторінці компанії вказаний рахунок для обліку авансів від покупців. Поле можна редагувати.
  • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автоматично заповнений рахунок і не виберете замість нього інший, ви не матимете змоги зберегти документ.

Центр прибутку

Вкажіть проект або відділення, на яке ви бажаєте послатися в інвойсі. Кошти будуть зараховані на вказаний центр прибутку. Звіт про прибутковість показує прибутковість кожного центру прибутку.

  • Поле не є обов'язковим до заповнення.

Створити повернення
 
Натисніть на кнопку Створити повернення для того, щоб створити повернення на основі інвойса.

Кнопка доступна лише для збережених документів.

Повернення буде створено і поля буде заповнено автоматично на основі інформації, вказаної в інвойсі. Проте, ви можете редагувати заповнену інформацію у випадках, якщо клієнт здійснив часткове повернення або якщо загальна сума повернутих товарів відрізняється від загальної суми, вказаної в оригінальному документі.

Якщо повернення вже було створене на основі інвойса, посилання на повернення буде відображено на формі замість кнопки Створити повернення. 

Примітка: Ви можете створити ваш інвойс на основі пропозиції, замовлення або доставлення. У такому випадку система скопіює всі дані з пропозиції, замовлення або доставлення і перенесе їх у створений інвойс. В результаті, всі поля інвойса, окрім полів Нотатка і Приєднаний файл, будуть заповнені даними з полів пропозиції, замовлення або доставлення. Перелічені поля залишаться порожніми, але ви можете заповнити їх вручну. Якщо деякі поля в документі, на основі якого створено інвойс, відсутні, в інвойсі ці поля залишаться порожніми. Поле Центр прибутку буде заповнено тільки в тому випадку, якщо інвойс створений на основі доставлення. Якщо інвойс створений на основі інших документів, поле залишиться порожнім. Також, ви можете змінити автоматично заповнені поля за необхідності. Стосовно полів Серійний номер і Дата, їхні значення будуть присвоєні автоматично, як і для всіх новостворених документів. 

Дізнатися більше