Рахунок на оплату: Перелік товарів і послуг

Секція Перелік товарів і послуг дозволяє додати позиції в інвойс.

Секція містить дві вкладки: Товари і Послуги.

На вкладці Товари ви можете додати один або декілька товарів (позиції типу Основні засоби, Запаси, Не запаси) та ввести про них інформацію. Також вам потрібно вказати умови доставки і вибрати склад, з якого ви бажаєте відправити додані товари. Для того, щоб вказати умови доставки й інформацію про склад, вам необхідно заповнити такі поля:

Поле

Опис

Склад

Виберіть склад зі списку складів, з якого ви бажаєте відправити додані товари. 

  • Склад буде вибрано автоматично після того, як ви виберете відповідального менеджера з продажу й відповідна інформація буде завантажена з його сторінки (вкладка Працівники, модуль Налаштування). В інвойсі буде вказано склад, закріплений за конкретним менеджером по закупівлі / продажу. Якщо на сторінці працівника не вказано склад, або якщо ви не виберете відповідального менеджера зі списку на сторінці інвойса, в полі Склад буде вказано основний склад і відповідна інформація буде завантажена зі сторінки Наша компанія в модулі Налаштування. Тим не менше, за потреби ви можете редагувати поле і вибрати інший склад, ніж той, який закріплений за конкретним менеджером.
  • Поле є обов'язковим до заповнення, якщо в перелік товарів і послуг додано принаймні одну позицію. У такому випадку, якщо ви видалите автоматично заповнений склад і не виберете замість нього інший, ви не матимете змоги зберегти документ.
  • Якщо в системі не дозволено мати декілька складів (опція виключена в налаштуваннях на вкладці Наша компанія), поле Склад не буде відображено на формі. Всі резервації або зменшення кількості товарів на складі стосуватимуться основного складу, вказаного на вкладці Наша компанія. Для того, щоб дізнатися більше про визначення параметрів обліку запасів, перейдіть на сторінку Наша компанія: Параметри обліку.

Доставка і продаж здійснюються різними документами 

Ця опція дозволяє налаштувати доставлення і виставлення рахунків як два окремих процеси, якщо час доставлення не співпадає з часом виставлення рахунку. Включіть цю опцію, якщо ваш підхід до виставлення рахунків передбачає наявність доставки як окремого документа, який передує інвойсу. Якщо доставлення і виставлення рахунків відбувається як одна операція, виключіть цю опцію.

В Codejig ERP інвойси за замовчуванням виконують всі пов'язані з продажем операції і одночасно функціонують як доставлення. Так, інвойси зменшують кількість товарів у наявності, ідентифікують дохід, отриманий від продажу товарів і послуг, підраховують кількість проданих товарів, збільшують дебіторську заборгованість і за необхідності несуть вихідний ПДВ. Тому доставлення стають непотрібними і їх немає сенсу створювати.

Проте, якщо доставлення вже було створене і передує інвойсу, інвойс слід створювати як окремий документ, який не виконує функцію доставлення. У такому разі доставлення списує товари на продаж зі складу, з якого товари відвантажені, але інвойс ідентифікує дохід, підраховує собівартість продажу, збільшує дебіторську заборгованість і, за необхідності, записує вихідний ПДВ.

Також можуть виникнути обставини, які змусять вас створити інвойс перед доставленням. У такому разі, створений інвойс, на додачу до визнання доходу, отриманого від продажу товарів і послуг, підрахунку собівартості продажу, збільшення дебіторської заборгованості і включення вихідного ПДВ, зарезервує вказану кількість товарів і можливість їхнього продажу клієнтам. Доставлення, створене після інвойсу, відмінить резервацію товарів і зменшить кількість товарів у наявності.

Якщо ви виключаєте опцію Окремі документи для доставки проданих товарів у налаштуваннях компанії на вкладці Параметри обліку, опція Доставка і продаж здійснюються різними документами буде недоступна в інвойсі, а створення доставлення буде недоступним, оскільки інвойси виконуватимуть функції доставлень.

Умови поставки Інкотермс

Виберіть умови поставки Інкотермс, які стосуються вашої бізнес-ситуації. 

  • Умови поставки Інкотермс, які зазвичай використовуються для вибраного клієнта, буде вибрано автоматично після того, як ви виберете клієнта, і його дані буде завантажено з відповідної сторінки. Проте, за необхідності ви можете змінити автоматично вибрані умови поставки Інкотермс.

Місце призначення

Виберіть місто, в яке будуть доставлені товари. 

  • Місце призначення, яке зазвичай використовується для вибраного клієнта, буде вибрано автоматично після того, як ви виберете клієнта, і його дані буде завантажено з відповідної сторінки. Проте, за необхідності ви можете змінити автоматично вибране місце призначення.

Спосіб доставки

Виберіть спосіб доставки, яким будуть відправлені замовлені товари, зі списку способів доставки або створіть новий. 

  • Спосіб доставки, який зазвичай використовується для вибраного клієнта, буде вибрано автоматично після того, як ви виберете клієнта, і його дані буде завантажено з відповідної сторінки. Проте, за необхідності ви можете змінити автоматично вибраний спосіб доставки.


На вкладці Послуги ви можете відповідно додати послуги (позиції типу Послуга). Для цього перейдіть на вкладку, додайте нову послугу і введіть про неї інформацію. Для послуг не потрібно вибирати склад і умови доставки, оскільки вони не перелічені в запасах і не будуть доставлені. Тому поля, які стосуються складу і умов доставки, на вкладці Послуги відсутні.

Проте, Codejig ERP також пропонує опції виставлення рахунків, які застосовуються лише до послуг. Зазвичай, час виставлення інвойсу і надання послуг співпадає. Таким чином, інвойс вносить записи в журнали, ідентифікуючи дохід, отриманий від продажу, збільшує дебіторську заборгованість і включає вихідний ПДВ, за наявності. Проте часто вам необхідно виставляти рахунки за послуги, які вже були надані, або ще будуть надані в майбутньому. Такий сценарій вказує на необхідність виконувати визнання доходу і збільшення дебіторської заборгованості як дві окремі операції. Для виконання цього завдання документ передбачає два варіанти: Нарахування доходу здійснюється щомісячно і Надання послуг і їх продаж здійснюються різними документами.
 

Поле

Опис

Нарахування доходу здійснюється щомісячно

Включіть цю опцію, якщо ви виставляєте рахунок за послуги, які будуть надані в майбутньому (бронювання номера, оплата оренди офісу за наступний рік).

Після цього буде додано три поля (Перший місяць, Період використання, Останній місяць), де ви можете встановити дати початку і завершення надання послуг. Наприклад, для оренди офісу на рік, встановіть 1 березня 2018 - 28 лютого 2019, а для бронювання номера на один день - 1 квітня в обох полях.

Інвойс спише нараховану клієнтську заборгованість і зарахує нарахований передплачений дохід з ПДВ зобов'язаннями, за необхідності. 

У той самий час, нарахування доходу і списання передплаченого доходу буде зроблено автоматично, коли Списання майбутніх доходів та витрат буде заповнено за відповідні періоди.

Не включайте цю опцію, якщо рахунок було виставлено за послуги, надані зараз або в минулому.

Надання послуг і їх продаж здійснюються різними документами

Включіть цю опцію, якщо ви виставляєте рахунок за послуги, які були надані в минулому. 

У такому разі факт надання послуг, їхня кількість і вартість зафіксовані в доставленні. Такий підхід зручний для транспортування, консультування та інших послуг, які включають часовий проміжок між наданням послуг і виставленням рахунків покупцям, або для виставлення рахунку за надання кількох послуг, який включає всі послуги, надані клієнту за певний період.

У цьому випадку доставлення записує певний нарахований дохід у дебет і в той самий час записує дохід від продажу послуг у кредит. Рахунок, виставлений за раніше надані послуги, зменшує нараховану суму і нараховує борг на дебет, і податковий кредит, за необхідності. 

Водночас інвойс коректує нарахований дохід, якщо вартість вказаних в інвойсі товарів відрізняється від вартості, вказаної в доставленні.

Не включайте цю опцію, якщо рахунок було виставлено за послуги, надані зараз, або за послуги, які належать до категорії Списання майбутніх доходів та витрат.


Примітка: Опції Нарахування доходу здійснюється щомісячно і Надання послуг і їх продаж здійснюються різними документами не можуть бути включені одночасно: коли включена одна опція, вона блокує іншу.
Товари і послуги ви додаєте як лінійні елементи.

Товари (кількість)

Відображає загальну кількість лінійних елементів, доданих на вкладці Товари.


Послуги (кількість)

Відображає загальну кількість лінійних елементів, доданих на вкладці Послуги.


Лінійний елемент є лінійною структурою, яка складається з елемента і деталей елемента. Лінійний елемент інвойса містить такі поля, як позиція, одиниця виміру, ціна.

Поля лінійного елемента майже ідентичні для товарів і послуг, за винятком полів, які наявні на вкладці Товари і відсутні на вкладці Послуги.

Для того, щоб вручну додати новий лінійний елемент, натисніть кнопку + Додати новий запис, що знаходиться над таблицею, яка містить перелік товарів і послуг. 

Якщо ви додаєте лінійний елемент, вам потрібно заповнити всі обов'язкові поля для того, щоб мати змогу зберегти документ. Якщо ви не заповните всі обов'язкові поля, ви можете видалити лінійний елемент для того, щоб зберегти документ.


Поля лінійного елемента

Поле

Опис

Товар/Послуга

Виберіть позицію (товар або послугу) зі списку попередньо створених позицій або створіть нову.

Якщо ви виберете позицію зі списку, певні деталі елемента будуть завантажені автоматично, оскільки в системі містяться відповідні дані у записі про позицію, базовому прайс-листі для позиції та інших відповідних документах.

  • Поле є обов'язковим для заповнення. Якщо ви видалите позицію, ви не матимете змоги зберегти документ.

Одиниця

Одиниця виміру, наприклад, штука, кілограм, літр і т.д.

  • Базова одиниця виміру вказується для позиції автоматично.
  • Якщо для позиції вказано кілька одиниць виміру, ви можете вибрати ту, яка найбільше відповідатиме вашим потребам на даний момент. Втім, ця одиниця буде використана лише для відображення кількості в поточному документі, а всі операції, що стосуються запасів і бухгалтерії, використовуватимуть базову одиницю виміру, в яку альтернативна одиниця буде конвертована шляхом використання спеціально визначеного співвідношення.
  • Поле є обов'язковим для заповнення. Якщо ви видалите одиницю і не виберете замість неї іншу зі списку, ви не матимете змоги зберегти документ.

    Доступно для продажу

    Загальна кількість товару, доступна для продажу. Кількість товару, яка є в наявності на вибраному складі або очікується до отримання від постачальників, за винятком зарезервованої кількості.

    • Якщо ви виберете альтернативну одиницю виміру для товару, загальна кількість товару, доступна для продажу, буде автоматично оновлена.
    • Якщо ви виберете інший склад, загальна кількість товару, доступна для продажу, буде автоматично оновлена.
    • Поле підраховується автоматично і не підлягає редагуванню.
    • Поле відсутнє для послуг.

    Кількість

    Кількість позицій, які ви бажаєте продати.

    • Кількість визначається для вказаної одиниці виміру.
    • Кількість позицій, які ви бажаєте продати, може перевищувати кількість доступних позицій, якщо в налаштуваннях компанії включена опція Дозволити від'ємні залишки запасів.

    Ціна

    Ціна однієї позиції, вказана для певної одиниці виміру у валюті документа.

    • Ціна завантажується з прайс-листа, який містить найновіші ціни на позиції у валюті інвойсу. Проте, за потреби ви можете змінити вказану ціну. Для того, щоб дізнатися більше про прайс-листи, перейдіть на сторінку Прайс-лист.
    • Ціна або включає ПДВ, або не включає, залежно від того, чи включена опція Сума з урахуванням ПДВ. Коли ви включаєте або виключаєте цю опцію, ціна перераховується.

    ПДВ

    Виберіть ставку ПДВ, за якою буде стягуватися ПДВ. Відображені ставки ПДВ відфільтровані на основі номера платника ПДВ, який представляє країну, в якій ви сплачуєте ПДВ. Як правило, це країна, де зареєстрована ваша компанія.

    • Ставки ПДВ завантажуються з вкладки Ставки ПДВ.
    • Якщо ви продаєте товари або послуги в країні, де зареєстрована ваша компанія, ставка ПДВ буде запропонована автоматично залежно від вибраної позиції.
    • Якщо ви продаєте товари або послуги в країни ЄС або поза його межі, вибір ставки ПДВ залежатиме від місця, куди ви постачаєте ваші товари або послуги, і базується на кількох факторах. Як правило, якщо ви продаєте товари або послуги поза межами ЄС або платнику ПДВ в іншій країні ЄС, експортна ставка ПДВ буде автоматично виставлена для всіх доданих товарів або послуг. Якщо ви продаєте товари або послуги неоподатковуваній особі в країні ЄС, вам буде запропоновано виставити внутрішню ставку ПДВ для вашої країни, відповідна ставка буде визначена відповідно до правил оподаткування, застосовуваних до внутрішніх поставок.
    • Також, Codejig ERP може визначити місце постачання телекомунікацій, теле- і радіомовлення і електронних послуг, після чого запропонувати відповідні ставки ПДВ згідно з спеціальними правилами транскордонного виставлення ПДВ. Якщо ви надаєте перелічені вище послуги неоподатковуваній особі в іншій країні ЄС, будуть обрані ставки ПДВ, застосовувані в країні вашого клієнта. Однак, ви можете змінити будь-які автоматично заповнені ставки ПДВ за необхідності.
    • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автоматично заповнені ставки і не вкажете замість них інші, ви не матимете змоги зберегти документ.
    • Поле недоступне, якщо ваша компанія не зареєстрована як платник ПДВ в системі. Для того, щоб дізнатися більше про те, як зареєструвати вашу компанію як платника ПДВ й активувати функції, що стосуються ПДВ, перейдіть на сторінку Номери платника ПДВ.  

    Сума без ПДВ

    Поле заповнюється автоматично.

    Сума без ПДВ є загальною сумою товарів і послуг без ПДВ.

    • Якщо ціна однієї позиції без ПДВ, розрахунки відбуваються наступним чином:

    Ціна x Кількість

    • Якщо ціна однієї позиції з ПДВ, сума без ПДВ розраховується наступним чином:

    Загальна сума / (1 + Ставка ПДВ / 100 %)

    • Поле недоступне, якщо ваша компанія не зареєстрована в системі як платник ПДВ. 

    Сума ПДВ

    Поле заповнюється автоматично.

    Сума ПДВ - ПДВ, яке міститься в Сумі з ПДВ.

    • Якщо ціна однієї позиції без ПДВ, розрахунки відбуваються наступним чином:

    Сума без ПДВ x (Ставка ПДВ / 100 %)

    • Якщо ціна однієї позиції з ПДВ, сума без ПДВ розраховується наступним чином: 

    Загальна сума - Сума без ПДВ 

    • Поле недоступне, якщо ваша компанія не зареєстрована в системі як платник ПДВ.

    Загальна сума

    Поле заповнюється автоматично.

    Загальна сума - загальна сума лінійних елементів у визначеній валюті з ПДВ.

    • Якщо ціна однієї позиції без ПДВ, розрахунки відбуваються наступним чином:

    Сума без ПДВ + Сума ПДВ

    • Якщо ціна однієї позиції з ПДВ, сума без ПДВ розраховується наступним чином:

    Ціна одиниці з ПДВ x Кількість

     

    Примітка: Хоча Сума без ПДВ, Сума ПДВ і Загальна сума розраховується автоматично на основі ціни, кількості та вибраної ставки ПДВ, ви можете редагувати розраховані значення.

     
    Додаткові поля лінійного елемента
     
    Не всі поля лінійного елемента відображені за замовчуванням. Для того, щоб відобразити додаткові поля, перейдіть в розширений режим, натиснувши піктограму Більше над таблицею. Після переходу в розширений режим з'являться наступні поля:
     

    Поле

    Опис

    Опис

    Додайте опис позиції.

    • Поле заповнюється автоматично; опис позиції, за наявності, завантажується з запису позиції. За потреби поле можна редагувати.

    Рахунок запасів

    Рахунок запасів, де позиція була записана першопочатково.

    На рахунок запасів записується вартість проданих товарів, яка розраховується відповідно до базового методу списання запасів, вказаного в налаштуваннях на сторінці Наша компанія.

    Це кореспондуючий рахунок до рахунку Собівартість продажу, з якого списується вартість проданих товарів.

    Якщо інвойс не використовується як доставлення (включена опція Доставка і продаж здійснюються різними документами), операція не записується на рахунок запасів.

    У цьому випадку є два можливих сценарії.

    1) Якщо інвойс створений на основі доставлення, доставлення списує товари з вибраного складу і рахунку запасів і вносить відповідний запис в рахунок Товари, доставлені клієнту без документів, записуючи загальну суму позицій як дебет. Інвойс вносить запис в рахунок Товари, доставлені клієнту без документів замість рахунку запасів, з якого буде списана вартість проданих товарів. Рахунок Товари, доставлені клієнту без документів вказаний в налаштуваннях компанії на вкладці Бухоблік.

    2) Якщо інвойс не створений на основі доставлення, але його створення очікується, інвойс вносить записи в рахунок Товари, доставлені клієнту без документів, записуючи загальну суму позицій як кредит, і в рахунок Собівартість продажу, записуючи загальну суму позицій як дебет.

    • Рахунок заповнюється автоматично на основі рахунку запасів, визначеного для товару, який завантажується з запису про позицію, створеного в каталозі Позиції в модулі Запаси. Поле можна редагувати.
    • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автоматично заповнений рахунок і не виберете інший рахунок того самого типу взамін, ви не матимете змоги зберегти документ.
    • Поле недоступне для послуг.

    Рахунок собівартості

    На рахунок собівартості продажу буде зарахована загальна сума позицій на продаж, яка записується як вартість проданих товарів.

    • Рахунок собівартості заповнюється автоматично на основі запису про позицію, створеного в каталозі Позиції в модулі Запаси. Поле можна редагувати.
    • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автоматично заповнений рахунок і не виберете інший рахунок того самого типу взамін, ви не матимете змоги зберегти документ.
    • Поле недоступне для послуг.

    Рахунок доходів

    Рахунок доходів від продажів, на який буде зарахована загальна сума продажу за винятком запропонованої знижки на позицію (товар або послугу), якщо така була надана і суми ПДВ, нарахованої на позицію, якщо ваша компанія зареєстрована як платник ПДВ. 

    Це кореспондуючий рахунок до рахунку Дебіторська заборгованість, з якого списується сума доходу.

    • Рахунок доходів завантажується автоматично для всіх доданих позицій з запису клієнта, створеного в каталозі компанії. В записі клієнта має бути вказаний рахунок для запису доходів, отриманих від продажу товарів вибраному клієнту. Цей рахунок копіюється в інвойс. Якщо для клієнта не вибрано жодного рахунку доходів, рахунок буде завантажено з запису про позицію, створеного в каталозі Позиції в модулі Запаси. Поле можна редагувати.
    • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автозаповнений рахунок і не виберете інший рахунок того самого типу взамін, ви не матимете змоги зберегти документ.

    У наявності

    Загальна кількість позицій, наявна на вибраному складі на момент створення документа.

    • Кількість товару, доступна для продажу, може перевищувати кількість товару, наявну на складі (навіть, якщо кількість товару в наявності дорівнює нулю), якщо включена опція Дозволити від'ємні залишки запасів. В іншому випадку, якщо опція виключена і ви намагатиметеся продати товари, яких немає в наявності, ви отримаєте повідомлення про помилку під час спроби проведення документа.
    • Якщо ви виберете альтернативну одиницю виміру для товару, кількість товару в наявності буде оновлена автоматично.
    • Якщо ви виберете інший склад, загальна кількість товару в наявності буде оновлена автоматично.
    • Поле не підлягає редагуванню, ви можете лише переглядати вказану кількість, завантажену з реєстру запасів.
    • Поле відсутнє для послуг.

    Очікується

    Відображає кількість товару, яка очікується до отримання від постачальників у майбутньому на основі відкритих замовлень постачальнику.

    • Якщо ви виберете альтернативну одиницю виміру для товару, кількість очікуваного товару буде оновлена автоматично.
    • Якщо ви виберете інший склад, загальна кількість очікуваного товару буде оновлена автоматично.
    • Поле не підлягає редагуванню, ви можете лише переглядати вказану кількість, завантажену з відкритих замовлень постачальнику.
    • Поле відсутнє для послуг.

    Зарезервовано

    Відображає кількість товару, зарезервованого для клієнтів. Кількість зарезервованого товару вираховується з кількості товару, доступного для продажу.

    • Зарезервовані товари недоступні для продажу, якщо у вас виключена опція Дозволити продаж зарезервованих товарів. Кількість товару, пропонованого для продажу, може перевищувати кількість товару, доступного для продажу, і така облікова операція буде прийнята системою.
    • Якщо ви виберете альтернативну одиницю виміру для товару, кількість зарезервованого товару буде оновлена автоматично.
    • Якщо ви виберете інший склад, загальна кількість зарезервованого товару буде оновлена автоматично. 
    • Поле не підлягає редагуванню, ви можете лише переглядати вказану кількість, завантажену з відкритих замовлень.
    • Поле відсутнє для послуг.

    Знижка, %

    Відсоток знижки є відсотком від початкової ціни, за яким вираховується знижка на позицію.

    • Вказаний для певного клієнта відсоток вказується автоматично після того, як ви виберете клієнта. Проте, за потреби ви можете його редагувати. 
    • Якщо ви зміните відсоток знижки, значення в полях Сума знижки, Сума без ПДВ, Сума ПДВ та Загальна сума будуть перераховані і змінені. 

    Сума знижки

    Сума, яка буде віднята від ціни позиції. Вона розраховується відповідно до вказаної знижки.

    • Ви можете ввести суму знижки вручну. У такому разі, значення в полях Знижка, Сума без ПДВ, Сума ПДВ і Загальна сума будуть перераховані і змінені автоматично. 

    Ставка ПДВ, %

    Відображає ставку ПДВ (у відсотках) відповідно до вибраного типу ПДВ. Поле недоступне для редагування і не може бути змінене.

    • Поле недоступне, якщо ваша компанія не зареєстрована в системі як платник ПДВ.


    Якщо ви бажаєте вийти з розширеного режиму, натисніть піктограму Менше. Після виходу з розширеного режиму ваші налаштування режиму будуть збережені. 

    Примітка: Ви можете створити ваш інвойс на основі всіх документів продажу, які йому передують у процесі продажу. У такому випадку система скопіює всі дані з вибраного документа продажу і перенесе їх у створений інвойс. В результаті, всі поля інвойса, окрім полів Рахунок запасів, Рахунок собівартості і Рахунок доходів, будуть заповнені даними з полів документа продажу. Перелічені поля будуть заповнені автоматично, значення будуть завантажені з записів про позиції. Для кожного доданого товару буде автоматично завантажений Рахунок запасів, Рахунок собівартості і Рахунок доходів з відповідного запису про позицію, де рахунки вказані на вкладці Бухоблік. Для кожної доданої послуги аналогічним чином буде завантажений Рахунок доходів. Ви можете редагувати автоматично заповнені значення за потреби. Якщо інвойс створений на основі замовлення і ви вирішите 1) продати товари з іншого складу, ніж той, який вказаний в документі, на основі якого було створено інвойс, або 2) продати меншу кількість товарів або послуг, ніж була зарезервована, резервація товарів або послуг, що не будуть продані, не буде скасована. Ви можете зняти резервацію таких товарів або послуг лише з допомогою ручного проведення.


    Дізнатися більше