Purchase Proforma Invoice: Items Section

Секція Перелік товарів і послуг дозволяє додати позиції в інвойс.

Секція містить дві основних вкладки, Товари і Послуги, та одну додаткову, Додаткові витрати.

На вкладці Товари ви можете додати один або декілька товарів (позиції типу Основні засоби, Запаси, Не запаси) та ввести про них інформацію. Вам необхідно зазначити, чи інвойс виконуватиме функції надходження, вказати умови доставки і вибрати склад, на який ви бажаєте отримати додані товари. Для того, щоб вказати умови доставки й інформацію про склад, вам необхідно заповнити такі поля:

Поле

Опис

Склад

Виберіть склад зі списку складів, на якому ви бажаєте зберігати придбані товари.

  • Склад буде вибрано автоматично після того, як ви виберете відповідального менеджера з закупівель й відповідна інформація буде завантажена з його сторінки (вкладка Працівники, модуль Налаштування). В інвойсі буде вказано склад, закріплений за конкретним менеджером по закупівлі / продажу. Якщо на сторінці працівника не вказано склад, або якщо ви не виберете відповідального менеджера зі списку на сторінці інвойса, в полі Склад буде вказано основний склад і відповідна інформація буде завантажена зі сторінки Наша компанія в модулі Налаштування. Тим не менше, за потреби ви можете редагувати поле і вибрати інший склад, ніж той, який закріплений за конкретним менеджером.
  • Поле є обов'язковим до заповнення, якщо в перелік товарів і послуг додано принаймні одну позицію. У такому випадку, якщо ви видалите автоматично заповнений склад і не виберете замість нього інший, ви не матимете змоги зберегти документ.
  • Якщо в системі не дозволено мати декілька складів (опція виключена в налаштуваннях на вкладці Наша компанія), поле Склад не буде відображено на формі. Всі резервації або зменшення кількості товарів на складі стосуватимуться основного складу, вказаного на вкладці Наша компанія. Для того, щоб дізнатися більше про визначення параметрів обліку запасів, перейдіть на сторінку Наша компанія: Параметри обліку.

Доставка і продаж здійснюються різними документами

Опція дозволяє вказати, чи використовувати інвойс як надходження.

Якщо ви бажаєте, аби інвойс виконував функції надходження, виключіть цю опцію, якщо ні, - залиште її включеною.

За замовчуванням, у Codejig ERP інвойс виконує функцію надходження. Це означає, що створенню інвойса не передує створення надходження. У такому разі, інвойс збільшує кількість товарів у наявності.

Проте, якщо в системі дозволено створювати надходження (опція Використовувати окремі документи для надходження куплених товарів та послуг включена у налаштуваннях компанії) і надходження передує інвойсу, інвойс не виконує функції надходження. У такому разі, він виконує функцію резервування вказаної кількості товарів.

Умови поставки Інкотермс

Виберіть умови поставки Інкотермс, які стосуються вашої бізнес-ситуації.

  • Умови поставки Інкотермс, які зазвичай використовуються для вибраного постачальника, буде вибрано автоматично після того, як ви виберете постачальника, і його дані буде завантажено з відповідної сторінки. Проте, за необхідності ви можете змінити автоматично вибрані умови поставки Інкотермс.

Місце призначення

Виберіть місто, в яке будуть доставлені товари.

  • Місце призначення, яке зазвичай використовується для вибраного постачальника, буде вибрано автоматично після того, як ви виберете постачальника, і його дані буде завантажено з відповідної сторінки. Проте, за необхідності ви можете змінити автоматично вибране місце призначення.

Спосіб доставки

Виберіть спосіб доставки, яким будуть відправлені замовлені товари, зі списку способів доставки або створіть новий.

  • Спосіб доставки, який зазвичай використовується для вибраного постачальника, буде вибрано автоматично після того, як ви виберете постачальника, і його дані буде завантажено з відповідної сторінки. Проте, за необхідності ви можете змінити автоматично вибраний спосіб доставки.


На вкладці Послуги ви можете відповідно додати послуги (позиції типу Послуга). Для цього перейдіть на вкладку, додайте нову послугу і введіть про неї інформацію. Для послуг не потрібно вибирати склад і умови доставки, оскільки вони не перелічені в запасах і не будуть доставлені. Тому поля, які стосуються складу і умов доставки, на вкладці Послуги відсутні.


На вкладці Послуги є такі додаткові можливості:

Поле
Опис
Вартість послуг розподілити на собівартість товарів
Опція Вартість послуг розподілити на собівартість товарів дозволяє розподілити додаткові витрати на певні послуги на кількість товарів.
Коли ця опція включена, вона додає вкладку Додаткові витрати.
Списання майбутніх витрат щомісяця
Включіть цю опцію, якщо рахунок виданий для послуг, які будуть надані в майбутньому (бронювання номера, оплата оренди офісу за наступний рік).

Після цього буде додано три поля (Перший місяць, Період використання, Останній місяць), де ви можете встановити дати початку і завершення надання послуг. Наприклад, для оренди офісу на рік, встановіть 1 березня 2018 - 28 лютого 2019, а для бронювання номера на один день - 1 квітня в обох полях.

Не включайте цю опцію, якщо рахунок було виставлено за послуги, надані зараз або в минулому.
Надання послуг і їх продаж здійснюються різними документами
Включіть цю опцію, якщо ви виставляєте рахунок за послуги, які були надані в минулому. У такому разі факт надання послуг, їхня кількість і вартість зафіксовані в надходженні послуг. Такий підхід зручний для транспортування, консультування та інших послуг, які включають часовий проміжок між наданням послуг і виставленням рахунків постачальниками, або для виставлення рахунку за надання кількох послуг, який включає всі послуги, надані постачальником за певний період.

Не включайте цю опцію, якщо рахунок було виставлено за послуги, надані зараз, або за послуги, які належать до категорії Списання майбутніх доходів та витрат.

Опція Надання послуг і їх продаж здійснюються різними документами дозволяє створювати два окремих документи в системі для надання послуг і виставлення рахунків за них.
Коли ця опція включена, вона додає поле Надходження послуг.
Надходження послугПоле Надходження послуг дозволяє створювати нове надходження на основі інвойса.
Після того, як надходження було створено і збережено в системі, воно буде відображено у цьому полі.
Примітка: Опції Списання майбутніх витрат щомісяця і Надання послуг і їх продаж здійснюються різними документами не можуть бути включені одночасно: коли включена одна опція, вона блокує іншу.
Товари і послуги ви додаєте як лінійні елементи.

 Товари (кількість)

Відображає загальну кількість лінійних елементів, доданих на вкладці Товари.


Послуги (кількість)

Відображає загальну кількість лінійних елементів, доданих на вкладці Послуги.


Лінійний елемент є лінійною структурою, яка складається з елемента і деталей елемента. Лінійний елемент інвойса містить такі поля, як позиція, одиниця виміру, ціна.

Поля лінійного елемента майже ідентичні для товарів і послуг, за винятком полів, які наявні на вкладці Товари і відсутні на вкладці Послуги.

Для того, щоб вручну додати новий лінійний елемент, натисніть кнопку + Додати новий запис, що знаходиться над таблицею, яка містить перелік товарів і послуг. 

Якщо ви додаєте лінійний елемент, вам потрібно заповнити всі обов'язкові поля для того, щоб мати змогу зберегти документ. Якщо ви не заповните всі обов'язкові поля, ви можете видалити лінійний елемент для того, щоб зберегти документ.

Поля лінійного елемента

Поле

Опис

Товар/Послуга

Виберіть позицію (товар або послугу) зі списку попередньо створених позицій або створіть нову.

Якщо ви виберете позицію зі списку, певні деталі елемента будуть завантажені автоматично, оскільки в системі містяться відповідні дані у записі про позицію, базовому прайс-листі для позиції та інших відповідних документах.

  • Поле є обов'язковим для заповнення. Якщо ви видалите позицію, ви не матимете змоги зберегти документ.

Одиниця

Одиниця виміру, наприклад, штука, кілограм, літр і т.д.

  • Базова одиниця виміру вказується для позиції автоматично.
  • Якщо для позиції вказано кілька одиниць виміру, ви можете вибрати ту, яка найбільше відповідатиме вашим потребам на даний момент. Втім, ця одиниця буде використана лише для відображення кількості в поточному документі, а всі операції, що стосуються запасів і бухгалтерії, використовуватимуть базову одиницю виміру, в яку альтернативна одиниця буде конвертована шляхом використання спеціально визначеного співвідношення.
  • Якщо ви помилково виберете одиницю, яка не належить до набору одиниць виміру, вказаних для позиції, ця одиниця буде автоматично замінена на базову.
  • Поле є обов'язковим для заповнення. Якщо ви видалите одиницю і не виберете замість неї іншу зі списку, ви не матимете змоги зберегти документ.

Доступно для продажу

Загальна кількість товару, доступна для продажу. Кількість товару, яка є в наявності на вибраному складі або очікується до отримання від постачальників на основі замовлень постачальнику. Кількість товару, замовлена або зарезервована для інших клієнтів, виключена з загальної кількості, доступної для продажу. 

  • Поле підраховується автоматично і не підлягає редагуванню.
  • Якщо ви виберете альтернативну одиницю виміру для товару, загальна кількість товару, доступна для продажу, буде автоматично оновлена.
  • Поле відсутнє для послуг.

Кількість

Кількість позицій, які ви бажаєте купити.

  • Кількість визначається для вказаної одиниці виміру.
  • Кількість позицій, які ви бажаєте продати, може перевищувати кількість доступних позицій, якщо в налаштуваннях компанії включена опція Дозволити від'ємні залишки запасів.

Ціна

Ціна однієї позиції, вказана для певної одиниці виміру у валюті документа.

  • Ціна завантажується з замовлення постачальнику, яке містить найновіші ціни на позиції у валюті інвойсу. Проте, за потреби ви можете змінити вказану ціну.
  • Ціна або включає ПДВ, або не включає, залежно від того, чи включена опція Сума з урахуванням ПДВ. Коли ви включаєте або виключаєте цю опцію, ціна перераховується.

ПДВ

Виберіть ставку ПДВ, встановлену постачальником, за якою буде стягуватися ПДВ.

Ставки ПДВ завантажуються з вкладки Ставки ПДВ. Залежно від вибраної позиції, стандартна ставка, знижена або звільнена від податку ставка буде запропонована автоматично, якщо ви купуєте товари/послуги в межах вашої країни реєстрації (внутрішнє придбання). Якщо ви купуєте товари/послуги від платників ПДВ, зареєстрованих в інших країнах ЄС або поза межами ЄС, буде автоматично вибрана експортна ставка. Якщо ваш постачальник не зареєстрований як платник ПДВ, буде вибрано тип Без ПДВ. Однак, ви можете змінити будь-які автоматично заповнені ставки ПДВ за необхідності.

  • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автоматично заповнені ставки і не вкажете замість них інші, ви не матимете змоги зберегти документ.

Сума без ПДВ

Поле заповнюється автоматично.

Сума без ПДВ є загальною сумою товарів і послуг без ПДВ.

  • Якщо ціна однієї позиції без ПДВ, розрахунки відбуваються наступним чином:

Ціна x Кількість

  • Якщо ціна однієї позиції з ПДВ, сума без ПДВ розраховується наступним чином:

Загальна сума / (1 + Ставка ПДВ / 100 %)

Сума ПДВ

Поле заповнюється автоматично.

Сума ПДВ - ПДВ, яке міститься в Сумі з ПДВ.

  • Якщо ціна однієї позиції без ПДВ, розрахунки відбуваються наступним чином:

Сума без ПДВ x (Ставка ПДВ / 100 %)

  • Якщо ціна однієї позиції з ПДВ, сума без ПДВ розраховується наступним чином: 

Загальна сума - Сума без ПДВ 

Загальна сума

Поле заповнюється автоматично.

Загальна сума - загальна сума лінійних елементів у визначеній валюті з ПДВ.

  • Якщо ціна однієї позиції без ПДВ, розрахунки відбуваються наступним чином:

Сума без ПДВ + Сума ПДВ

  • Якщо ціна однієї позиції з ПДВ, сума без ПДВ розраховується наступним чином:

Ціна одиниці з ПДВ x Кількість

 

Примітка: Хоча Сума без ПДВ, Сума ПДВ і Загальна сума розраховується автоматично на основі ціни, кількості та вибраної ставки ПДВ, ви можете редагувати розраховані значення.

Додаткові поля лінійного елемента

Не всі поля лінійного елемента відображені за замовчуванням. Для того, щоб відобразити додаткові поля, перейдіть в розширений режим, натиснувши піктограму Більше над таблицею.

Після переходу в розширений режим з'являться наступні поля:

Поле

Опис

Рахунок запасів

У полі відображається рахунок запасів, на який буде записана вартість позиції, яка буде отримана. 

Якщо інвойс використовується як надходження, на рахунок запасів буде записана вартість позиції.

Якщо інвойс не використовується як надходження і надходження передує інвойсу (загальна сума в надходженні й інвойсі співпадає), на рахунок запасів не буде здійснено жодного запису. 

Якщо надходження не передує інвойсу й інвойс не виконує функцію надходження вартість позиції, яка буде отримана, буде списана з транзитного рахунку замість рахунку запасів.

Рахунок запасів заповнюється автоматично на основі рахунку запасів, визначеного для товару, який завантажується з запису про позицію, створеного в каталозі Позиції в модулі Запаси.

  • Поле відсутнє для послуг.
  • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автоматично заповнений рахунок і не виберете інший рахунок того самого типу взамін, ви не матимете змоги зберегти документ.

Рахунок витрат

У полі відображається рахунок витрат, з якого буде списана вартість позиції, яка буде отримана, що розцінюється як витрати, якщо інвойс виконує функцію надходження.

Якщо інвойс не виконує функцію надходження, і надходження передує інвойсу (загальна сума в надходженні й інвойсі співпадає), на рахунок витрат не буде здійснено жодного запису. 

Якщо надходження не передує інвойсу й інвойс не виконує функцію надходження, з рахунку витрат також буде списана вартість позиції, яка буде отримана.

Рахунок витрат буде завантажено автоматично з запису про позицію, створеного в каталозі Позиції в модулі Запаси.

  • Поле відсутнє для послуг.
  • Поле є обов'язковим до заповнення. Якщо ви видалите автозаповнений рахунок і не виберете інший рахунок того самого типу взамін, ви не матимете змоги зберегти документ.

Сектор складу

Сектор складу на вибраному складі, на який будуть доставлені товари.

  • Поле заповнюється автоматично. У полі запропоновано складський сектор, який вказаний як основний для вибраного складу. Ви можете вибрати інший складський сектор, за потреби.
  • Поле недоступне, якщо в системі не дозволене створення складських секторів. 
  • Поле відсутнє для послуг.

У наявності

Загальна кількість позицій, наявна на вибраному складі на момент створення документа.

  • Якщо ви виберете альтернативну одиницю виміру для товару, кількість товару в наявності буде оновлена автоматично.
  • Поле не підлягає редагуванню, ви можете лише переглядати вказану кількість, завантажену з реєстру запасів.
  • Поле відсутнє для послуг.

Очікується

Відображає кількість товару, яка очікується до отримання від постачальників у майбутньому на основі відкритих замовлень постачальнику.

  • Поле не підлягає редагуванню, ви можете лише переглядати вказану кількість, завантажену з відкритих замовлень постачальнику.
  • Якщо ви виберете альтернативну одиницю виміру для товару, кількість очікуваного товару буде оновлена автоматично.
  • Поле відсутнє для послуг.

Зарезервовано

Відображає кількість товару, зарезервованого для клієнтів. Кількість зарезервованого товару вираховується з кількості товару, доступного для продажу.

  • Поле не підлягає редагуванню, ви можете лише переглядати вказану кількість, завантажену з відкритих замовлень.
  • Якщо ви виберете альтернативну одиницю виміру для товару, кількість зарезервованого товару буде оновлена автоматично.
  • Поле відсутнє для послуг.

Знижка, %

Відсоток знижки є відсотком від початкової ціни, за яким вираховується знижка на позицію.

  • Якщо ви зміните відсоток знижки, значення в полях Сума знижки, Сума без ПДВ, Сума ПДВ та Загальна сума будуть перераховані і змінені.

Сума знижки

Сума, яка буде віднята від ціни позиції. Вона розраховується відповідно до вказаної знижки.

  • Ви можете ввести суму знижки вручну. У такому разі, значення в полях Знижка, Сума без ПДВ, Сума ПДВ і Загальна сума будуть перераховані і змінені автоматично.

Ставка ПДВ, %

Відображає ставку ПДВ (у відсотках) відповідно до вибраного типу ПДВ. Поле недоступне для редагування і не може бути змінене.


Якщо ви бажаєте вийти з розширеного режиму, натисніть піктограму Менше. 

Примітка: Після виходу з розширеного режиму ваші налаштування режиму будуть збережені.