Проведення і розпроведення документів

Проведення є стандартною бухгалтерською функцією, яка дозволяє вводити бухгалтерські операції в Журнал проведень та інші системні журнали. Ці бухгалтерські операції мають прямий вплив на фінансову звітність вашого бізнесу.
Примітка: В Codejig ERP проводити можна лише документи.
Для того, щоб дізнатися більше, перейдіть на сторінку Управління даними.

Проведення переносить дані з документів до системних журналів і Журналу проведень. У зв'язку з цим у системі є два стани документів: проведені і непроведені. Коли ви проводите певний документ, ви тим самим створюєте запис в Журналі проведень і журналах, асоційованих з цим типом документа і Журналом проведень. Проведені дані обробляються системою відповідно до внутрішньої логіки системи. Непроведені та розпроведені документи можна вважати чернетками. Їх можна використовувати для зберігання і відображення інформації, але вони не впливають на жодні журнали та Журнал проведень.  
 
Проведені документи можна при потребі розпровести.
 
Розпроведення документа прирівнюється до відміни документа, бо лише проведені документи мають вплив на бухгалтерію або запаси.

Розпроведення видаляє проводки, викликані документом або документами, з журналів і відміняє спричинені проводками зміни в обліку.
Примітка: Для того, щоб впевнитися у правильності і дійсності підсумкової річної фінансової звітності, усі документи, які впливають на вашу фінансову активність, повинні бути проведені. 
Видалення проведеного документа прирівнюється до розпроведення документа. Для того, щоб дізнатися більше про видалення даних в Codejig ERP, перейдіть на сторінку Видалення даних. 
 
Якщо ви вносите зміни в проведений документ, це призводить до розпроведення і автоматичного повторного проведення документа з внесеними змінами, відображеними в проводках.
 
Розпроведення, зміна або видалення проведеного документа, а також проведення розпроведеного документа може також вплинути на інші проведені документи у системі, які мають новішу дату проведення. 
Примітка: Дата проведення вказана в полі дати документа. 
Залежно від параметрів проведення, виставлених у системі, це може призвести до групового розпроведення новіших проведених документів.
Примітка: Групове розпроведення є процесом, за якого всі проведені документи, що мають новішу дату проведення, ніж документ, внесення змін в який призвело до групового перепроведення, розпроводяться, усі операції, ними виконані, відміняються і видаляються з системних журналів, після чого проводяться повторно автоматично. Внесені в документ зміни, що призвели до групового перепроведення документів, або видалення цього документа вплинуть на нові операції і відповідні журнальні записи. Тому, незважаючи на те, що перепроведені документи не були змінені, нові операції можуть відрізнятися від попередніх, оскільки вони беруть за основу нові бухгалтерські дані.
В Codejig ERP є такі варіанти проведення:
 
  • Проводити/Розпроводити по одному документу

Якщо ви виберете цей варіант, розпроведення, зміна і видалення проведеного документа або проведення розпроведеного документа не призведе до групового перепроведення усіх інших новіших проведених документів у системі.

Примітка: Групове перепроведення впливає не лише на документи певного типу, але на всі документи в системі.

Всі створені документи можна знайти в модулі Всі документи. Для того, щоб дізнатись більше, перейдіть на сторінку Всі документи.

Коли застосовувати проведення/розпроведення по одному документу?

Якщо вам необхідно зберегти і обробити великий об'єм даних, які одночасно вводяться кількома користувачами, ця опція дає вам змогу уникнути часозатратного групового перепроведення.

Коли не застосовувати проведення/розпроведення по одному документу?

  • Не рекомендовано використовувати цей режим на постійній основі, оскільки він не може гарантувати правильності і цілісності ваших облікових даних. Маніпуляції з проведеними документами не призводять до перепроведення інших проведених документів у системі, тому ваші транзакції можуть бути недійсними, адже існує можливість того, що вони беруть за основу хибну або вже неактуальну інформацію. Це може призвести до неточної фінансової звітності.
  • Ви можете включити цей режим тимчасово, якщо періодично перепроводите всі створені за поточний звітний період документи в одній або окремій транзакції, як описано нижче. Це необхідно для виявлення помилок і приведення ваших бухгалтерських даних у відповідність.

Якщо ви не використовуватимете цей режим, маніпуляції з проведеними документами або ретроактивне проведення документів призведе до групового перепроведення всіх створених у системідокументів, які мають новішу дату проведення.

  • Проводити всі документи в одній транзакції

Якщо ви працюватимете в цьому режимі, усі проводки, створені під час групового перепроведення або групового проведення, будуть відмінені, якщо при проведенні хоча б одного документа з групи виникне помилка. Наприклад, якщо під час групового перепроведення або групового проведення система встановить, що ряд операцій з купівлі не лежить в основі пов'язаних з ними операцій з продажу, групове перепроведення або групове проведення буде зупинено, усі проводки відмінено і видалено з журналів і, як результат, усі документи з групи в системі будуть розпроведені. Вам доведеться виправити помилку вручну або шляхом видалення документів з продажу, які спричинили помилкові операції, або шляхом ретроактивного створення документів з купівлі, необхідних для того, щоб операції з продажу набули дійсності. Після цього вам доведеться запустити групове перепроведення або групове проведення повторно.

Для того, щоб дізнатися більше, перейдіть на сторінку Групове проведення і розпроведення. 

  • Проводити кожен документ в окремій транзакції

Якщо ви працюватимете в цьому режимі, не всі проводки, створені під час групового перепроведення або групового проведення, будуть відмінені, проте документ, при проведенні якого виникнула помилка, і документи з датою, новішою за дату цього документа, проведені не будуть. Цей режим корисний, якщо вам потрібно провести або перепровести велику кількість документів, і якщо ви розраховуєте на те, щоб принаймні частина з них була проведена в разі виникнення помилки. Цей режим також є корисним, якщо ви переглядаєте документи та операції перед підготовкою фінансової звітності.

Для того, щоб дізнатися більше, перейдіть на сторінку Групове проведення і розпроведення. 

За замовчуванням, має бути вибраний один з двох останніх варіантів. 



Дізнатися більше

Управління даними: класи і файли даних
Видалення даних
Всі документи
Групове проведення і розпроведення документів